Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi
Sistem adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain nya, yang berfungsi secara
bersama–sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem dirancang untuk menangani sesuatu
yang berulang kali atau secara rutin terjadi. Penggajian dan pengupahan adalah
komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan.
Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Dengan adanya sistem akuntansi yang
memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat meyediakan informasi keuangan bagi
setiap tingkatan manajemen, pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan
keuangan lain.
James A.Hall mengemukakan
bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah sebagai berikut: “Sistem adalah
kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang
berfungsi dengan tujuan yang sama”
Akuntansi dapat dipandang
sebagai suatu proses atau kegiatan yang meliputi proses pengidentifikasian,
pengukuran, pencatatan, pengklasifikasian, penguraian, penggabungan,
pengidentifikasian dan penyajian data keuangan dasar yang terjadi akibat dari
kegiatan operasi suatu organisasi, dengan cara – cara tertentu. Untuk
menghasilkan informasi akuntansi adalah organisasi yang memiliki garis dan
staff personel, yang memandang laporan akuntansi sebagai landasan yang
melibatkan pendanaan, penginvestasian, dan pengambilan keputusan operasional.
Pemakai eksternal meliputi pemegang saham, kreditur, karyawan, analisis
keuangan dan agen pemerintah.
Sistem akuntansi
merupakan susunan formulir–formulir, catatan- catatan, Prosedur–prosedur, dan
alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan
menghasilkan informasi–informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam
mengawasi usahanya untuk pihak- pihak lain yang berkepentingan. Dalam hal ini
sistem akuntansi mengolah informasi akuntansi, yang dimulai dari merekam data
dalam dokumen melalui berbagai sistem pembagian kekuasaan dalam organisasi
perusahaan, kemudian data keuangan diproses dalam berbagai catatan akuntansi,
sampai dengan informasi disajikan dalam laporan keuangan.
Mulyadi mengemukakan bahwa : Sistem akuntansi
adalah organisasi formulir atau dokumen, catatan dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan.
Dapat disimpulkan bahwa
sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan
data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan
kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan Sistem Akuntansi
Mulyadi mengatakan tujuan
umum pengembangan sistem akuntansi
sebagai
berikut :
1. Untuk
menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk
memperbaiki pengecekan perbaikan intern yaitu memperbaiki tingkat keandalan
(reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap
mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan organisasi.
3. Untuk
memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai
mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
4. Untuk
mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan dalam catatan akuntansi.
Hal
ini berarti akuntan harus memahami bagaimana transaksi diawali, data yang
diperoleh dapat dibaca oleh mesin, file komputer diakses dan diperbaharui, data
diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi dan informasi dilaporkan ke para
pemakai internal dan external. Akuntan juga harus memahami catatan akuntansi,
prosedur, dokumen pendukung dan laporan keuangan.
Peranan sistem akuntansi
adalah untuk membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan, meyediakan data
akuntansi yang diperlukan tepat pada waktunya, mempermudah dan memperlancar
kegiatan perusahaan, dan mengurangi pemborosan serta menekan biaya. Kebutuhan
pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan Informasi bagi
pengelolaan kegiatan usaha baru atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru
yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. Perusahaan biasanya
memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap mengenai sistem akuntansi
piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan,
sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan,
sistem akuntansi aktiva tetap dan sistem akuntansi pokok. Adakalanya sistem
akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal
mutu, ketepatan penyajian maupun struktur pengembangan sistem akuntansi untuk memperbaiki
informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada sehingga dapat
menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya
dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
Untuk memperbaiki
pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, diperlukan pengembangan sistem
akuntansi dalam pengendalian internal hal ini dirancang untuk memberikan
jaminan tercapainya realibitas pelaporan keuangan, efektifitas dan efisiensi
operasi, dan kesesuaian dengan peraturan yang berlaku. Untuk mengurangi biaya
klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi
seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Hal ini memungkinkan perusahaan mengurangi
biaya dengan menghapus atau mengurangi pekerjaan – pekerjaan seperti menyimpan
persediaan berlebih, menganalisis kebutuhan persediaan, menyiapkan permintaan
dan pesanan pembelian dan mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok. Oleh karena
itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh
dengan pengorbanan yang dilakukan
2.2
Pengertian Gaji dan Upah
Pada dasarnya setiap
perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan tenaga
kerja. Sumbangan yang diberikan oleh tenaga kerja kepada perusahaan dimulai
dari menyusun dan merencanakan kegiatan perusahaan, melakukan pengawasan sampai
pada tercapainya tujuan. Sumbangan tersebut dapat berupa tenaga kerja, pikiran,
pengalaman, dan keahliaan. Sebagai imbalan dari apa yang mereka sumbagka
memulai pekerjaan aka memperoleh balas jasa berupa lazimnya disebut gaji dan
upah.
Gaji dan upah pada
dasarnya sama-sama merupakan imbalan jasa dalam bentuk uang yang dibayarkan
atas prestasi kerja kepada perusahaan. Didalam pengertiannya, gaji dan upah
adlah berbeda. Gaji adalah imbalan yang diterima oleh pimpinan staff, pegawai
tetap atas prestasi yang diberikannya kepada perusahaan sedangkan upah adalah
imbalan yang diterima pegawai atau buruh tidak tetap atas prestasi kerja yang
diberikan kepada perusahaan. Pengertian penggajian (payroll) sering diartikan
sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan untuk suatu periode
tertentu. Gaji biasanya dibayarkan untuk pembayaran jasa manajemen,
administrasi atau jasa – jasa yang serupa. Tarif gaji biasanya dinyatakan dalam
suatu periode bulan atau tahun. Besarnya gaji yang diterima berdasarkan gaji
tetap bulanan yang diberikan kepada karyawan tetap atau karyawan yang sedang
terikat berdasarkan perjanjian dengan perusahaan.
Menurut Mulyadi : Gaji
umumnya merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer.
Imbalan terhadap karyawan
pelaksana baik yang terdidik maupun tidak terdidik biasanya disebut upah
(wages) dan tarif upah didasarkan atas jam kerja, mingguan atau borongan.
Berdasarkan upah yang diterima oleh karyawan biasanya berdasarkan hasil yang
dikerjakan.
Ricky W. Griffen dan
Ronald J. Ebert mengatakan bahwa Upah adalah Kompensasi dalam bentuk uang yang
dibayarkan berdasar jumlah waktu yang digunakan untuk bekerja
Dalam praktek istilah
gaji dan upah sering dipakai secara bergantian. Gaji atau upah pokok seorang
karyawan sering ditambah dengan komisi, bonus, pembagian laba, tunjangan
kesejahteraan. Bentuk gaji yang dibayarkan biasanya tidak dipengaruhi sistem
penggajian yang telah disepakati oleh majikan maupun karyawan, walaupun
pembayaran berupa uang tunai, namun dapat saja berupa surat – surat berharga,
wesel, pemondokan dan barang atau jasa lainnya.
Dari pendapat di atas,
dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada
karyawan yang mempunyai ikatan kerjanya kuat, umumnya diperuntukkan bagi
pegawai manajerial dan masa kerjanya lebih panjang. Dalam hal ini gaji
dibayarkan secara teratur dalam periode bulanan dan cenderung tetap jumlahnya
berdasarkan ketentuan yang berlaku diperusahaan. Sedangkan upah merupakan balas
jasa yang diberikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat (karyawan
pelaksana) berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu
berdasarkan produktivitas atau jam kerja karyawan.
Setelah
kita mengetahui pengertian dari sistem akuntansi serta pengertian gaji dan upah
dari uraian yang telah disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah organisasi, formulir, catatan, dan
laporan yang bertujuan untuk memberikan informasi keuangan kepada manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan dalam bidang penggajian dan pengupahan
karyawan.
2.3. Formulir dan Catatan Akuntansi yang digunakan
Sistem akuntansi
penggajian dalam kesehariannya memerlukan beberapa dokumen yang menjadi alat
dalam proses sistem itu sendiri. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian adalah:
a. Kartu
waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi
setiap hari, jam berapa karyawan hadir dikantor dan jam brapa pulang dari
kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk
melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat dapat terdeteksi
dari kartu waktu. Desain kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
b. Daftar gaji
Daftar gaji memuat gaji
seluruh karyawan. Daftar gaji ini bergunan untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan
pajak penghasilan pasal 21.
Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
c.
Slip gaji
Slip gaji memuat rincian
komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana
mereka digaji. Informasi detail
ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.
d.
Daftar transfer
Daftar transfer berfungsi
sebagai surat perintah kepada bank untuk mentransfer sejumlah uang kepada setiap karyawan yang
akan menerima gaji.
Dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan adalah:
a. Kartu waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap
hari, yaitu jam berapa mereka
hadir dan jam berapa mereka pulang. jika upah didasarkan pada hari kerja, maka kartu waktu ini berguna untuk menghitung upah
yang akan diterima karyawan.
b. Slip upah
Slip upah memuat rincian komponen upah. Slip upah
diberikan kepada karyawan
agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang
salah digaji, misalnya ada karyawan
yang sudah menikah, tetapi belum mendapat tunjangan nikah, maka karyawan yang bersangkutan dapat memberikan informasi
kepada bagian
personalia.
c. Bukti penerimaan upah
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penyerahan upah
kepada karyawan yang
bersangkutan. Daftar upah tidak dapat difungsikan sebagai bukti penyerahan upah karena dalam daftar upah tertera upah semua
karyawan. Bukan hal yang baik,
jika seorang karyawan tahu upah karyawan yang lain.
d. Daftar upah
Daftar upah memuat upah seluruh karyawan. Daftar upah
ini berguna untuk
mengetahui upah setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar upah juga
berguna untuk mengetahui total kas
yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar upah karyawan.
e.
Dokumen lain untuk merekam kinerja karyawan
Dokumen
yang digunakan untuk merekam kinerja karyawan upah tergantung karyawan tersebut diupah atas dasar apa.
2.4 Catatan Akuntansi
Selain dokumen-dokumen
perusahaan juga harus menggunakan catatan akuntansi untuk mencatat setiap
transaksi/perkiraan sehubungan dengan penggajian dan pengupahan. Catatan
akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan :
a. Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja kedalam setiap
departemen dalam perusahaan
b. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan
untuk pesanan tertentu.
c. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga
kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan
ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima
setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar
perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
2.5 Prosedur
Penggajian dan Pengupahan
Prosedur adalah suatu
tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan
urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
Prosedur dapat dilakukan oleh manusia sepenuhnya, oleh komputer sepenuhnya
atau gabungan dari keduanya. Biasanya suatu prosedur meliputi lebih dari
satu tugas utama. Siklus pemrosesan data secara lengkap dari suatu perusahaan
terdiri dari beragam prosedur yang masing-masing berbeda dari yang lainnya
dalam hal jumlah dan urutan langkah.
Menurut
Mulyadi Sistem akuntansi penggajian terdiri dari jaringan
prosedur
sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu
hadir
2.
Prosedur pembuatan daftar gaji
3.
Prosedur distribusi biaya gaji
4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5.
Prosedur pembayaran gaji.
Prosedur –
prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir biasanya dilakukan oleh bagian pencatat waktu dengan tujuan memperoleh catatan kehadiran
karyawan, menetapkan besarnya gaji dan upah beserta uang
lembur yang harus diterima oleh karyawan lembur berdasarkan banyaknya jam
kerja. Pencatatan waktu hadir bisa menggunakan daftar hadir biasa yang
ditandatangani oleh setiap karyawan padaa waktu masuk dan pulang atau
menggunakan kartu jam hadir yang dicap secara otomatis. Pada daftar kartu hadir
dicatat waktu masuk dan waktu keluar karyawan baik pada jam kerja biasa maupun
jam kerja lembur. Dari daftar ini ditentukan apakah seorang karyawan akan
menerima gaji penuh atau harus dipotong berdasarkan atas absensi uang lembur.
Pencatatan waktu kerja dilakukan dengan menggunakan daftar hadir dan waktu
kerja. Kartu kerja mencatat jumlah jam kerja karyawan untuk seluruh jam kerja
karyawan setiap hari. Catatan ini berfungsi sebagai alat untuk mengawasi
catatan hadir yang dapat digunakan sebagai daftar penentuan insentif.
b. Prosedur Pembuatan Daftar
Gaji
Dalam prosedur ini bagian pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan
daftar gaji adalah surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan, pemberhentian karyawan, penurunan jabatan, data – data jam kerja dan
jam masuk serta daftar gaji
bulan sebelumnya.
c.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Setelah jam hadir dan jam kerja karyawan dicatat, maka langkah selanjutnya adalah menghitung besarnya gaji dan upah
setiap karyawan. Jika gaji dan
upah melebihi penghasilan tidak kena pajak maka petugas pembuatan daftar gaji dan upah akan menghitung potongan PPh Pasal 21,
demikian juga potongan–potongan lainnya seperti jamsostek, dana pensiun, iuran
organisasi dan lain–lain akan
dicantumkan daftar gaji dan upah
d.
Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Berdasarkan daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji, Fungsi akuntansi membuat
dokumen bukti kas keluar sebagai perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji
dan upah.
e.
Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah
pengeluaran kas kepada fungsi keuangan
untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang
ke amplop gaji. Jika jumlah
karyawan perusahaan terlalu banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master).
Menurut Mulyadi sistem
akuntansi pengupahan terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:
1.
Prosedur pencatatan waktu hadir
2.
Prosedur pencatatan waktu kerja
3.
Prosedur pembuatan daftar upah
4.
Prosedur distribusi biaya upah
5.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6.
Prosedur pembayaran upah.
Prosedur – prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Prosedur pencatatan waktu
hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk
mencatat waktu hadir karyawan
. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan kartu hadir, sehingga dapat
diketahui apakah karyawan bekerja
di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, pada umumnya hal ini dengan mengisi daftar hadir karyawan dengan
menandatangani setiap hadir atau pulang diisi atau secara otomatis dengan menggunakan
mesin pencatat waktu. Hal ini
dilakukan untuk menentukan upah karyawan.
b. Prosedur pencatatan waktu
kerja
Prosedur pencatatan waktu kerja diperlukan untuk
mengetahui distribusi biaya
upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dalam hal ini waktu kerja dipakai sebagai
dasar pembebanan biaya tenaga
kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur pembuatan daftar
upah
Dalam prosedur pembuatan daftar upah, fungsi pembuat
daftar upah membuat
daftar upah berupa surat keputusan mengenai karyawan. Daftar upah sebagai dasar pembuatan daftar upah.
d. Prosedur distribusi biaya
upah
Posedur distribusi biaya upah dimaksudkan untuk
pengendalian biaya dan perhitungan
harga pokok produk. Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga
kerja.
e. Prosedur pembuatan bukti kas
keluar
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan.
Berdasarkan daftar gaji
yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, Fungsi akuntansi membuat dokumen bukti kas keluar sebagai perintah
pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.
f.
Prosedur pembayaran upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
akuntansi dan fungsi keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Fungsi keuangan kemudian menguangkan
cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan terlalu banyak, pembagian
amplop gaji dan upah biasanya
dilakukan oleh juru bayar (pay master).
2.6
Laporan gaji dan upah
Laporan
merupakan sarana interaksi yang penting antara suatu sistem informasi
dengan pemakai informasi dari sistem tersebut. Penyusunan laporan gaji
dan upah merupakan kebutuhan informasi berbagai jajaran organisasi sebagai perbandingan
realisasi kinerja dengan yang ditargetkan. Sistem informasi akuntansi
diwajibkan menyusun berbagai laporan untuk kepentingan internal, yakni
Laporan penilaian efisiensi dan produktifitas karyawan, Laporan dan analisis
tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja karyawan, Analisis upah tak langsung
menurut biaya, Analisis realisasi biaya gaji dan upah dibandingkan dengan
standar atas produk yang dihasilkan, Analisis biaya lembur per departemen,
Analisis biaya untuk tunjangan – tunjangan, Laporan biaya komisi penjualan,
Berbagai laporan yang bermanfaat bagi perencanaan tenaga kerja, misalnya
jumlah karyawan, jumlah jam kerja yang dilalui, tarif gaji dan upah rata–rata,
tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja, tingkat perputaran karyawan,
ratarata dan total tunjangan karyawan.
Laporan
gaji dan upah merupakan alat vital bagi bagian keuangan sebagai pertanggungjawaban
tugas–tugasnya kepada atasan, agar atasan dapat mengetahui pekerjaan penggajian
dan pengupahan karyawan terlaksana dengan baik. Sistem informasi mengubah data
menjadi informasi. Dalam hal ini laporan keuangan dibuat berdasarkan formulir atau
dokumen dan catatan akuntansi. Dokumen
merupakan alat perekam data transaksi yang pertama, setelah suatu transaksi direkam dalam formulir kemudian
dilakukan pencatatan akuntansi dalam
catatan akuntansi yang kemudian akan diringkas dalam laporan.
